Sześć kroków do stworzenia zdrowych granic między poniedziałkiem a niedzielą
Zdrowe granice między pracą a życiem prywatnym powstają z codziennych decyzji, a nie dopiero w piątek po południu. Pomaga ustalona pora kończenia pracy, jasne zasady kontaktu po godzinach i czas na odpoczynek chroniony także wtedy, gdy tydzień robi się intensywny. Nie chodzi o to, by nigdy nie pomyśleć o obowiązkach wieczorem. Chodzi o to, by praca nie zajmowała automatycznie każdej wolnej chwili od poniedziałku do niedzieli.
Granice będą wyglądały inaczej przy stałych godzinach biurowych, inaczej przy pracy zmianowej, opiece nad bliskimi czy prowadzeniu własnej działalności. W każdym z tych przypadków warto jednak wiedzieć, kiedy pracujesz, kiedy jesteś dostępny i kiedy naprawdę odpoczywasz. Poniższe sześć kroków pozwala przełożyć tę zasadę na tydzień, który da się utrzymać w praktyce.
1. Ustal realną porę zakończenia pracy
Jeśli koniec dnia zależy wyłącznie od tego, czy „wszystko jest już zrobione”, łatwo przesuwać go bez końca. Nowe wiadomości i zadania mogą pojawiać się nawet wtedy, gdy wykonasz to, co było zaplanowane. Dlatego wyznacz porę zakończenia pracy odpowiadającą Twoim obowiązkom i zapisuj ją w kalendarzu tak samo jak spotkania.
Na ostatnie minuty dnia zostaw krótkie zamknięcie spraw: zanotuj, co zostało zrobione, co wymaga dalszej pracy i od czego zaczniesz następnego dnia. To praktyczny sposób na przerwanie pracy bez prób zapamiętania każdej niedokończonej kwestii. Jeśli zadanie nie jest pilne, nie musisz kończyć go wieczorem tylko dlatego, że nadal o nim pamiętasz.
Wyznaczona godzina nie rozwiąże problemu, gdy regularnie dostajesz więcej zadań, niż można wykonać w dostępnym czasie. Wtedy potrzebna jest również rozmowa o priorytetach, terminach lub podziale obowiązków. Sama dyscyplina w zamykaniu laptopa nie zastąpi zmiany nadmiernego obciążenia.
2. Uzgodnij zasady dostępności po godzinach
Służbowa wiadomość może dotrzeć w dowolnym momencie, ale nie każda wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Określ, kiedy sprawdzasz pocztę i komunikatory, a kiedy wracasz do nich dopiero w następnym czasie pracy. Jeśli współpracujesz z innymi, powiedz im o tych zasadach. Wyraźna informacja ogranicza domysły po obu stronach: Ty nie musisz zgadywać, czy masz odpowiadać, a inni wiedzą, kiedy mogą spodziewać się reakcji.
Jeżeli Twoja rola obejmuje dyżur lub rzeczywiste sytuacje pilne, oddziel je od zwykłej korespondencji. Ustal, jaki rodzaj spraw uzasadnia kontakt po godzinach i którym kanałem taka informacja ma trafić do Ciebie. Dzięki temu wyciszenie rutynowych powiadomień nie oznacza ignorowania wcześniej uzgodnionych obowiązków.
Badanie dotyczące sposobów zarządzania granicami między pracą a czasem wolnym wykazało, że ograniczanie kontaktów służbowych po godzinach wiązało się z łatwiejszym psychicznym odłączeniem od pracy. Nie wynika z tego, że pojedyncze sprawdzenie wiadomości każdemu zaszkodzi. Znaczenie ma raczej to, czy dostępność jest wyjątkiem, czy staje się stałym tłem całego wieczoru.
3. Stwórz wyraźne przejście z pracy do czasu prywatnego
Po wyjściu z biura granicę częściowo wyznacza droga do domu. Przy pracy zdalnej ten sygnał często znika: ten sam stół służy do spotkań, posiłków i odpoczynku. Nie potrzebujesz osobnego gabinetu, by wprowadzić prosty podział. Po zakończeniu pracy zamknij służbowe programy, odłóż laptop i schowaj notatki, jeśli leżą w miejscu, w którym spędzasz wieczór.
Pomóc może także krótki rytuał przejścia: spacer, uporządkowanie biurka albo zmiana ubrania. Nie ma w nim nic obowiązkowego ani magicznego. Jego zadaniem jest zaznaczenie momentu, w którym przestajesz wykonywać zadania zawodowe i kierujesz uwagę na inne sprawy.
Psychiczne odłączenie się od pracy oznacza, że w wolnym czasie nie zajmujesz się stale jej problemami, nawet jeśli fizycznie nie jesteś już przy biurku. Bywa to trudne, zwłaszcza po wymagającym dniu. Gdy wraca myśl o niedokończonym zadaniu, zapisz ją na jutro, zamiast ponownie otwierać służbową pocztę. To nie usuwa problemu, ale pozwala odłożyć jego rozwiązanie do czasu pracy.
4. Wpisz odpoczynek w tygodniowy plan
Czas wolny często przegrywa z zadaniami, które mają termin i miejsce w kalendarzu. Zamiast zakładać, że „jakoś się zmieści”, zarezerwuj miejsce na sen, ruch, spotkania z bliskimi i zajęcia niezwiązane z pracą. Nie oznacza to planowania każdej minuty. Wystarczy zacząć od jednego stałego bloku, którego nie oddajesz rutynowym obowiązkom zawodowym.
Przy wyborze aktywności kieruj się tym, czego rzeczywiście potrzebujesz. Po dniu spędzonym przy ekranie może to być spacer; po intensywnych kontaktach z ludźmi — spokojny wieczór bez kolejnych rozmów. Odpoczynek nie musi być produktywny ani prowadzić do nowej umiejętności. Ma dać Ci możliwość odzyskania sił.
Spójrz też na plan całego tygodnia, a nie tylko jednego dnia. Wieczór zajęty pracą łatwo uznać za jednorazowy wyjątek. Jeśli jednak podobnie wyglądają poniedziałek, wtorek i kolejne dni, odpoczynek zaczyna zależeć wyłącznie od tego, czy zostanie coś z czasu po obowiązkach. Wtedy warto zmienić układ tygodnia, a nie tylko szukać skuteczniejszego sposobu na relaks.
5. Chroń czas wolny pod koniec tygodnia
Weekend nie musi wyglądać tak samo dla wszystkich. Osoba pracująca w soboty lub niedziele może odpoczywać w inne dni. Ważne jest jednak wyznaczenie okresu, w którym nie zajmujesz się rutynowymi sprawami zawodowymi. Jeśli praca w weekend jest konieczna, określ jej zakres i zaplanuj osobny czas na regenerację, zamiast pozostawiać go przypadkowi.
Dobrze działa zasada ustalona przed nadejściem wolnego: które zadania rzeczywiście muszą zostać wykonane, a które mogą poczekać? Bez takiego rozróżnienia łatwo rozpocząć od „krótkiego” sprawdzenia poczty i spędzić znaczną część dnia na odpowiadaniu na sprawy, które nie były pilne.
W reprezentatywnym badaniu obejmującym 8586 pracowników w Niemczech nadgodziny, praca w niedziele i przedłużona dostępność wiązały się z gorszą regeneracją. Zależność tę częściowo wyjaśniały trudności z psychicznym odłączeniem się od pracy. Nie oznacza to, że każda praca w niedzielę ma taki sam skutek. Pokazuje jednak, dlaczego warto chronić czas wolny także wtedy, gdy nie przypada on w tradycyjny weekend.
6. Sprawdzaj, czy granice działają, i zmieniaj to, co nie działa
Raz w tygodniu poświęć chwilę na ocenę nie tylko tego, co udało się zrobić, lecz także kosztu, jaki poniosłeś. Czy regularnie kończysz pracę później, niż planujesz? Czy zaglądasz do wiadomości z przyzwyczajenia? Czy masz czas, w którym możesz odpocząć bez oczekiwania na kolejny kontakt służbowy? Odpowiedzi pokażą, gdzie granica jest niejasna albo trudna do utrzymania.
Gdy problemem są sporadyczne przerwania, może wystarczyć zmiana ustawień powiadomień lub dokładniejsze ustalenie dyżurów. Jeśli natomiast stale pracujesz długo, potrzebna może być zmiana obciążenia, terminów bądź sposobu organizacji pracy. Według szacunków Światowej Organizacji Zdrowia i Międzynarodowej Organizacji Pracy w 2016 roku na świecie 745 tys. zgonów z powodu udaru i choroby niedokrwiennej serca wiązało się z pracą przez co najmniej 55 godzin tygodniowo. To oszacowanie dla populacji, nie prognoza dotycząca konkretnej osoby, ale przypomina, że regularnych nadgodzin nie warto traktować wyłącznie jako kwestii lepszego zarządzania kalendarzem.
Granice mogą się zmieniać wraz z obowiązkami. Po intensywnym okresie w pracy być może trzeba będzie inaczej rozłożyć zadania i odzyskać czas na odpoczynek; przy nowym grafiku — ponownie uzgodnić dostępność. Najważniejsze, by zasady były zrozumiałe i możliwe do utrzymania, zamiast istnieć tylko jako obietnica, że odpoczniesz, kiedy skończą się wszystkie sprawy.
